Mijn facturen? Die maak ik allemaal in Excel...

Echt? Werkelijk?
Ik zie inderdaad nog heel veel facturen die manueel worden opgemaakt in Word of Excel.
Ik zie zelf nog facturen passeren die gewoon als Word of Exceldocument worden doorgemaild.
Nochtans kan het allemaal veel eenvoudiger. Facturen kunnen gemakkelijk opgemaakt worden via een facturatietool.
Er zijn heel wat tools op de markt die het leven in je onderneming heel wat eenvoudiger kunnen maken. Misschien werkt je boekhouder zelf met eentje samen? Waarom een tool voor jou DE oplossing is?

Eenvoudig

Je hoeft echt geen computerspecialist te zijn om een dergelijk programma in te stellen of om het te gebruiken. Het gaat heel eenvoudig. Je stelt een template in en het systeem zorgt ervoor dat elke factuur er hetzelfde uit ziet. Geen gehocuspocus meer met tabellen die verspringen in Excel of je tekst die verspringt op de volgende pagina in Word.
Je facturen zien er in ‘no time‘ heel professioneel uit en geen gedoe meer met het omzetten naar een pfd.

Door software te gebruiken verloopt veel automatisch. Hierdoor is de kans op fouten heel klein. Het juiste percentage aan BTW wordt berekend, de optelsom van de verschillende bedragen wordt correct berekend en ook de factuurnummers lopen netjes opgeteld. Je mist nooit een nummer of hebt nooit 2 dezelfde factuurnummers.

Tijdswinst

Hoe maak je een factuur? En hoeveel tijd besteed je aan 1 factuur op jouw manier? Je zoekt het adres op, tikt het over, je noteert de omschrijving en de prijs. Je neemt je rekenmachine om het totaal te berekenen of je gebruikt een Excel formule. Uiteindelijk ga je het printen of omzetten in een pdf. Je stelt je mail op om je factuur door te mailen.

Via een tool gaat dit helemaal anders: je facturatiesysteem neemt de helft van het werk over.
Je selecteert in het systeem een klant uit het klantenbestand, en vult de facturatiedetails en hun basisprijsprijs in. Het systeem berekent alles. Even nakijken en op de knop verzenden drukken. Via een templatemail wordt het onmiddellijk naar de klant gestuurd. Klaar! Simpel toch?

Alles op 1 plaats

Als je je factuur opgemaakt hebt, waar bewaar je ze dan? Gewoon op je harde schijf op je computer? Of in een cloud? En hoe komt ze bij je boekhouder? Wat als je computer crasht?
Als je gebruik maakt van een bepaalde software, blijft alles bewaard in het systeem. Je moet dus maar op 1 plaats zoeken naar al je facturen en via een gemakkelijke zoekfunctie vind je alles heel snel terug.
Werk je in hetzelfde systeem als je boekhouder? Dan is het nog gemakkelijker voor jou. Geen uitstapjes meer naar het boekhoudkantoor: een druk op de knop en alles komt bij hen terecht.

Nu denk je: OK, ik ben mee! Hier wil ik wel verder mee aan de slag.
Maar hoe begin je er aan?
Eerst en vooral vraag je even bij je boekhouder of zij met een systeem werken. Indien dit het geval is, is het verstandig van hetzelfde systeem te gebruiken. Je boekhouder wil je zeker hiervoor de nodige opleiding geven.
Wil je zelf even op zoek gaan dan vind ik Billit een heel degelijk en veelzijdig systeem. Zowel in als uitgaande facturen zijn hier in te bewaren en verwerken.
Wil je alleen voor uitgaande facturen een tool gebruiken, dan is factuursturen.be een goed systeem.
Heb je graag wat meer advies hierover?