7 tekens dat er chaos heerst (en hoe je terug structuur in je bedrijf krijgt)
- Ilse De Smet
- 27 okt 2025
- 5 minuten om te lezen
Bijgewerkt op: 18 dec 2025
Je werkdag start: je opent je laptop, je to-do lijst staart je aan, je inbox is een soort digitale wasmand en ergens op de achtergrond roept er nog een klant, een kind of een kat. (of erger nog: allemaal tegelijk) En jij denkt: “Hoe kan het dat ik zo hard werk en het toch zo chaotisch blijft?”
Spoiler: het ligt niet aan jou. Het ligt aan je systeem (of het gebrek daaraan).
In deze blog neem ik je mee in waarom je bedrijf soms voelt als een overvol, rommelig bureau – en hoe je daar eindelijk structuur en rust in brengt. Wat zijn de tekenen dat er meer chaos is dan je wel zou willen ...
1. Je hebt overal stapeltjes liggen (maar geen duidelijk systeem)
Stel je je bedrijf even voor als een bureau.
Op de ene hoek ligt een stapel ideeën voor nieuwe producten.
Op de andere hoek liggen openstaande facturen.
Daartussen slingeren half-afgewerkte projecten, notities van cursussen die je volgde en screenshots van Instagram-posts die je “ooit nog eens” wil maken.
Herkenbaar?
Het probleem is niet dat je veel ideeën of projecten hebt. Het probleem is dat er geen helder systeem is dat bepaalt:
wat eerst komt
waar iets “hoort”
en wanneer jij er bewust mee bezig bent
Zonder systeem voelt alles urgent. En wat urgent voelt, vreet energie.
Hoe los je dit op? Kies één centrale plek waar je alles parkeert: taken, ideeën, projecten. Dat kan een tool zijn zoals ClickUp of Notion, maar het mag ook een simpel bord zijn met kolommen: Inbox – Deze week – Vandaag – Later.
2. Je laat alles in het zicht liggen “voor het geval dat”
Nog zo’n klassieker: je durft niets weggooien. Elk idee, elk plan, elke mogelijke samenwerking blijft ergens openstaan. Je zegt niet echt ja, maar ook niet echt nee.
Gevolg? Je mentale bureau ligt altijd vol.
Je brein is niet gemaakt om 100 open tabbladen tegelijk te onthouden. Het is gemaakt om te focussen op een paar dingen tegelijk. Hoe meer “misschien ooit” er rondslingert, hoe voller en zwaarder je bedrijf aanvoelt.
Hoe los je het op? Maak elke week een beslisronde:
Waar zeg ik deze maand écht ja tegen?
Wat gaat naar “later” (en krijgt een concrete parkeerplek)?
Wat mag gewoon weg?
Beslissen is een vorm van opruimen. En opruimen creëert ruimte voor groei.
3. Je werkt altijd in je bedrijf, nooit aan de kern.
Als je bureau vol ligt, schuif je gewoon wat opzij en werk je op dat ene vrije hoekje. In je bedrijf doe je vaak hetzelfde: je pakt de taak die het dichtst bij ligt – de mail, de DM, de vraag van een klant – in plaats van de taak die je bedrijf vooruithelpt.
Dat voelt productief (je bent druk bezig!), maar het is vooral reactief.
De kern van je bureau – de grote lijnen, je doelen, je strategie – raakt amper aangeraakt. En dan voelt je bedrijf al snel als een eindeloze to-do lijst zonder richting.
Hoe los je het op? Plan elke week een CEO-blok in. Dat is heilige tijd waarin je:
je doelen bekijkt
je planning afstemt op die doelen
beslist wat deze week écht het verschil gaat maken
Geen inbox, geen social media, geen brandjes blussen. Alleen jij en de kern van je bedrijf.
4. Je hebt geen vaste routines (en dus ook geen houvast)
Een opgeruimd bedrijf blijft alleen opgeruimd als je een paar simpele gewoontes hebt: papieren meteen wegleggen, administratie bijhouden, planning elke ochtend duidelijk stellen en 's avond even rechtzetten, ... .
Zonder routines voelt elke dag als opnieuw beginnen. Je moet telkens weer nadenken: “Wat ga ik eerst doen? Waar begin ik? Wat is nu belangrijk?” Dat kost bakken energie.
Hoe los je het op? Bouw een paar basisroutines in:
Een dagstart: 10 minuten om je planning te checken, prioriteiten te kiezen en je focus te bepalen.
Een dagafsluiting: 10 minuten om af te ronden, losse eindjes te noteren en je volgende dag klaar te zetten.
Een weekreview: 30 minuten om terug te kijken, bij te sturen en vooruit te plannen.
Met die drie simpele routines voelt je bedrijf al meteen een pak minder rommelig.
5. Je probeert je bedrijf te organiseren in je hoofd
Misschien herken je dit: je weet “ongeveer” wat er moet gebeuren. Je bewaart veel in je hoofd, een beetje in je inbox, een beetje in je notities-app en een beetje in je agenda.
En dan ben je verbaasd dat je moe bent.
Je hoofd is geen opslagplaats. Het is een verwerkingsmachine. Hoe meer je erin probeert te proppen, hoe minder ruimte er overblijft voor creativiteit, plezier en strategisch denken.
Hoe los je het op? Maak voor je bedrijf een extern brein:
Alles wat binnenkomt (idee, taak, vraag, to do) gaat eerst naar één verzamelplek.
Van daaruit beslis je: doen, delegeren, parkeren of schrappen.
Je vertrouwt op je systeem, niet op je geheugen.
Dat is precies wat we ik samen met mijn coachees doe: een systeem bouwen dat bij jouw manier van werken past, zodat jij je hoofd weer kunt gebruiken waarvoor het bedoeld is.
Hoe breng je nu écht structuur in dat rommelige bureau van je bedrijf?
Samengevat:
Kies een centrale plek voor al je taken en projecten.
Regelmatig beslissen wat blijft, wat later mag en wat weg mag.
CEO-tijd inplannen voor de grote lijnen en je doelen.
Dagelijkse en wekelijkse routines die houvast geven.
Een extern brein bouwen zodat je hoofd weer kan ademen.
Structuur gaat niet over strak en streng zijn. Het gaat over ruimte maken: voor rust, creativiteit, groei en zeker en vast ook voor plezier.
Als je bedrijf nu voelt als een rommelig bureau waar je amper nog een pen terugvindt: je bent niet de enige. En je hoeft dit niet alleen op te lossen.
Tijd om orde te scheppen in je bedrijf
Merk je dat je hier eigenlijk al veel te lang in blijft hangen? Dat je wéét dat er meer in je bedrijf zit, maar dat de chaos je tegenhoudt?
Dan is het misschien tijd om samen te kijken naar jouw structuur.
In mijn trajecten Flow Genius) help ik je om:
je bedrijf overzichtelijk te maken
systemen te bouwen die bij jou passen
meer rust, focus en tijd te creëren – zonder dat je harder moet werken
Wil je ontdekken wat voor jou de eerste stap is? Zet je nu alvast op de VIP lijst en word als eerste op de hoogte gebracht wanneer de deuren voor het volgende traject open gaan. Wil je liever 1 op 1 aan de slag? Ook dat is mogelijk! Het is tijd om van dat rommelige bureau een werkplek te maken waar je elke dag met goesting aan gaat zitten. Tijd om te groeien, op jouw manier.
Opmerkingen